Assistentin/Assistent für die Leitung der Geschäftsstelle

Stellenbeschreibung

Das Wissenschaftszentrum Berlin für Sozialforschung gGmbH (WZB) sucht für das vom BMBF geförderte Verbundprojekt „Weizenbaum-Institut für die vernetzte Gesellschaft“ zum nächstmöglichen Termin und zunächst befristet bis zum 14.09.2020 für die Leitung der Geschäftsstelle mit 100 Prozent der regulären Arbeitszeit (z. Zt. 39 Wochenstunden)

eine Assistentin/einen Assistenten.

(Referenz-Nr. GST15A)

Im Fall einer Weiterförderung durch das BMBF ist eine Verlängerung der ausgeschriebenen Stelle über den 14.09.2020 hinaus möglich.

Das „Weizenbaum-Institut für die vernetzte Gesellschaft“ (siehe www.vernetzung-und-gesellschaft.de) erforscht die Wechselwirkungen zwischen Digitalisierung und Gesellschaft und hat im September 2017 seine Arbeit am Standort Berlin aufgenommen.

Die Position ist in der Geschäftsstelle des Weizenbaum-Instituts angesiedelt.

Die Geschäftsstelle unterstützt das Direktorium, das die wissenschaftlich-strategische Projektleitung übernimmt, in allen administrativen Belangen. Gemeinsam übernehmen die Geschäftsstelle und das Direktorium die Gesamtkoordination des Verbundvorhabens in enger Zusammenarbeit mit dem WZB als Verbundkoordinator.

Aufgaben:

Die Assistentin/der Assistent führt das Sekretariat der Leitung der Geschäftsstelle und unterstützt die Geschäftsstelle in folgenden Bereichen:

  • Terminkoordination
  • organisatorische Assistenz, insbesondere Vor- und Nachbereitung sowie Ergebnissicherung von Projektbesprechungen, Verbund- und Gremiensitzungen
  • als Kommunikationsschnittstelle zu den Forschungsgruppen des Weizenbaum-Instituts und den Projektmitarbeiter/innen der Verbundpartner, inkl. Pflege der E-Mail-Verteiler
  • Reiseorganisation, einschl. der Vorbereitung der Abrechnungen für die Leitung und die Mitarbeiter/innen der Geschäftsstelle, unter Berücksichtigung der Vorgaben des Bundesreisekostengesetzes (BRKG)
  • Kommunikation mit Netzwerkpartnern und Bearbeitung externer Kooperationsanfragen
  • Mitarbeit bei der fortlaufenden Aktualisierung der Website des Weizenbaum-Instituts
  • Betreuung in- und ausländischer Gäste
  • Zuarbeit bei der Erstellung von Berichten und Publikationen
  • Schriftliche und mündliche Korrespondenz auf Deutsch und Englisch
  • Selbständiges Verfassen von Briefen und Emails, Referenzen sowie kurzen Texten nach Stichworten
  • Bearbeitung der Eingangs- und Ausgangspost

Voraussetzungen:

  • eine abgeschlossene Berufsausbildung, vorzugsweise als Fremdsprachenassistent/in, im kaufmännischen oder verwaltungstechnischen Bereich, sowie mehrjährige Berufserfahrung mit Bezug auf die genannten Aufgaben
  • Fähigkeiten im Projektmanagement, möglichst in wissenschaftlichen Einrichtungen erworben
  • sehr gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit in Deutsch und Englisch
  • sicherer Umgang mit gängiger Computersoftware zur Textverarbeitung und gute Kenntnisse im Umgang mit einem Content Management System
  • ausgeprägte Teamfähigkeit, Organisations- und Kommunikationsgeschick, Fähigkeit zur Selbstorganisation, Eigeninitiative und Verantwortungsbewusstsein, sowie souveränes und freundliches Auftreten
  • finanztechnische Kenntnisse (vorzugsweise in der Bewirtschaftung öffentlicher Mittel) und der Reisekostenvorschriften des Bundesreisekostengesetzes sind von Vorteil

Vergütung: EG 8 TVöD Bund

Schwerbehinderte werden bei gleicher Qualifikation bevorzugt. Das WZB fordert Frauen und Personen mit Migrationshintergrund ausdrücklich zur Bewerbung auf.

Wir bitten um Zusendung Ihrer aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, relevante Zeugnisse) ausschließlich in elektronischer Form und in einem pdf-Dokument zusammengefasst (max. 4 MB) bis zum 14. März 2018 unter Angabe der Kennziffer GST15A an:

Wissenschaftszentrum Berlin für Sozialforschung gGmbH

Frau Dr. Karin-Irene Eiermann

Email: Bewerbungen_DII [at] wzb.eu

Bewerbungsschluss
Ansprechpartner

Frau Dr. Karin-Irene Eiermann
Email: Bewerbungen_DII [at] wzb.eu

Free text
Weizenbaum-Institut für die vernetzte Gesellschaft

Das Zertifikat audit berufundfamilie zeichnet das WZB seit 2010 als famillienfreundlichen Arbeitgeber aus.