Mitarbeiter*in im Team Reisemanagement / Travel Management (m/w/d)

Das Wissenschaftszentrum Berlin für Sozialforschung (WZB) sucht für die Verwaltung zum nächstmöglichen Zeitpunkt  

eine*n Mitarbeiter*in im Team Reisemanagement / Travel Management (m/w/d)

befristet für die Dauer von zwei Jahren und mit einer wöchentlichen Arbeitszeit von 39 Stunden. Eine unbefristete Anstellung wird angestrebt.
Das WZB ist eine öffentlich geförderte Einrichtung für problemorientierte sozialwissenschaftliche Grundlagenforschung (http://www.wzb.eu). Als außeruniversitäres Forschungsinstitut ist es Mitglied der Leibniz-Gemeinschaft und gehört zu den führenden Einrichtungen der Sozialforschung. Am WZB arbeiten ca. 500 Wissenschaftler*innen verschiedener Disziplinen und Mitarbeiter*innen in den wissenschaftsunterstützenden Bereichen zusammen. Untersucht werden Entwicklungen, Probleme und Innovationschancen moderner Gesellschaften. Die Ergebnisse der WZB-Forschung richten sich an die wissenschaftliche Community, an Expert*innen und Entscheider*innen in Politik, Wirtschaft und Gesellschaft, an die Medien und die interessierte Öffentlichkeit.

Am WZB werden jährlich ca. 1.500 Dienstreisen in das In- und Ausland abgerechnet. Hinzu kommen Reisen zahlreicher wissenschaftlicher Gäste an das WZB. Als Zuwendungsempfänger des Bundes und des Landes Berlin gelten am WZB die Regelungen des Bundesreisekostengesetzes (BRKG). Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Teams Travel Management beraten und unterstützen die Reisenden bei der Reiseplanung und Reisebuchung und rechnen die Dienstreisen ab.
Stellenbeschreibung
Ihre Aufgaben
  • Sie beraten die Reisenden und die Assistent*innen der Forschungseinheiten bei der Vorbereitung einer Dienstreise
  • Sie unterstützen, wenn es konkret wird, bei der Planung und Buchung von Dienstreisen
  • Sie erstellen optimale Reisepläne für die Reisenden unter Berücksichtigung der Vorgaben / Richtlinien am WZB
  • Sie buchen Reisen über die OBE (Online Booking Engine) am WZB und in Zusammenarbeit mit dem Reisebüro des Bundes und übertragen die Daten in ein geplantes digitales Antrags- und Abrechnungssystem
  • Sie rechnen Reisen nach den Vorgaben / Richtlinien am WZB ab
  • Sie haben Interesse an Fragen der Standardisierung und der Digitalisierung operativer Abläufe
  • Sie wirken bei Digitalisierungsprojekten mit
Ihr Profil
  • abgeschlossene Ausbildung als Tourismus- bzw. Reiseverkehrskauffrau/-mann oder vergleichbare Ausbildung
  • mehrjährige Berufserfahrung im Bereich der Reiseplanung und Reisebuchung
  • sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
  • gute Kommunikationsfähigkeit
  • sicherer Umgang mit MS-Office Anwendungen, insbesondere Word, Excel
  • sicherer Umgang mit gängigen Reservierungs-, Buchungs- und Abrechnungssystemen, idealerweise mit Cytric/Amadeus und dem Airplus Business Travel Portal
  • idealerweise Kenntnisse des Bundesreisekostengesetzes und des Einkommensteuergesetzes
  • gute Teamfähigkeit und Freude an der Arbeit in einem akademischen Umfeld
  • zuverlässige und eigenständige sowie service- und lösungsorientierte Arbeitsweise
Unser Angebot
  • Vergütung je nach Übertragung der Aufgaben bis zu EG 9a TVöD Bund
  • Zusatzversorgung des öffentlichen Dienstes (VBL U)
  • ein modern ausgestatteter Arbeitsplatz im Zentrum Berlins
  • internationales, kollegiales und vielseitiges Arbeitsumfeld
  • umfassende Einarbeitung
  • flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit des mobilen Arbeitens (mindestens 20% der vertraglich vereinbarten wöchentlichen Arbeitszeit)
  • Unterstützung der Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben zertifiziert durch das Audit berufundfamilie sowie die Human Resources Strategy for Researchers (HRS4R) der Europäischen Kommission
  • umfassende Angebote zur fachlichen und überfachlichen Fort- und Weiterbildung sowie Qualifizierung
  • Kantine mit modernen Aufenthaltsräumen
  • ermäßigtes Monatsticket für den öffentlichen Personennahverkehr (Jobticket oder Deutschlandticket Job)
Schwerbehinderte Bewerber*innen werden bei gleicher Qualifikation bevorzugt. Wir schätzen Vielfalt und begrüßen alle Bewerbungen – unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer oder sozialer Herkunft, Religion, Behinderung, Alter und sexueller Orientierung. Das WZB fordert Frauen und Personen mit Migrationshintergrund ausdrücklich zur Bewerbung auf.

Für Fragen zur ausgeschriebenen Stelle wenden Sie sich bitte telefonisch an Dr. Barbara Wiskow (030 25491 - 628 oder - 613).

Weitere Informationen über das WZB unter www.wzb.eu.

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann freuen wir uns auf Ihre Online-Bewerbung bis zum 24. September 2023.
Bewerbungsschluss
Wöchentliche Arbeitszeit
39 h
Kontakt

Barbara Wiskow
+49 30 25491 -628 oder -613

Beschreibung

Personalservice und Reisekostenstelle

Beschreibung

Interne Dienste

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Personalpolitik

Die EU hat das WZB für seine gute Personalpolitik ausgezeichnet.
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Beruf und Familie

Das Zertifikat audit berufundfamilie zeichnet das WZB seit 2010 als familienfreundlichen Arbeitgeber aus.